记录保存指南

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注册处处长的办公室
 
生效日期:2008年3月1日
修订日期:2011年4月6日
 
批准:布伦达冬天 - 大学注册商

 

引入 - 部分1

记录保留指数通过分级
 
学业记录,第2节
 
传记记录,第3节
 
附加资格应用程序包
2.0
出入境证件
3.0
申请毕业
2.1
名称变更形式
3.1
学术地位的评估
2.2    
召开票回复
2.3    
当然部分和学生标记
2.4    
毕业评估
2.5    
毕业粘合剂例外/换人
2.6    
请愿书要求重新评价
2.7    
特殊的考试和考试应用
2.8    
研究生文件
2.9    
考试形式住宿
2.10    
 
通信记录-部4
  登记记录部5  
背景检查授权形式
4
竞技注册报告和名册
5
注册申请的确认
4.1
在登记表变更
5.1
批准的毕业生的名单召开
4.2
合作社位置信息
5.2
度羊皮纸请求
4.3
注册报告
5.3
许可的信
4.4
急救证书复印件
5.4
成功完成的信
4.5
程序的变化形式
5.5
安大略省的资格评估委员会
4.6
时刻表信息
5.6
注册教育储蓄计划的形式
4.7    
成绩单请求
4.8    


杀伤性部6的记录
 
记录清单破坏和毁灭的方法
6

前言

在2007年底,大学和准注册认可采用为正式陈述如何,在哪里,什么长的时间所有的记录类型将由登记官的办公室被保留记录保存指南(办公的需要)。需要对这一政策从确认上涨,正在保留的文件体积过大在办公室的时间不确定时期,保留记录的物理空间是有限的。

 

办公室成员被要求提交各种不同类型的留在我们的工作空间记录的名称。该列表,然后通过工作人员的审查和决定被作出的时间记录将被保留长度的基础上,登记官办事处的任务和符合省和联邦法律。

 

**在2011年的记录保留引导的审查发生,包括电子记录,并确保符合信息相关的法律(特别是安大略省的信息和隐私保护法自由)。

 

一般政策

按法律规定的记录将被保存在处长的办事处。如果法律没有地址的记录保留期,则记录将被保存为那些使用它定义一个时间段合理。而个人记录将需要以执行各种功能被带到独立的工作站,这些记录必须返回,一次在任务中出现中断或工作完成后,在下次有机会与存储组。除了少数例外,记录组不能储存在员工的办事处访问的时候,员工没有出现在工作场所可能会变得有限。

 

时间分类的例子
 
一个学术会议:
保留直到期限结束接收(或者F / W或SS / g)的
一年:
八月2010〜2011年八月
财政年度:
2010年5月1日至2011年4月30日
本年度加一:
如果当前2011年10月,然后记录忍住了,直到2010年1月
永久:
记录将被无限期保留
记录保留期和方法
 
 
 
学业记录 - 第2部分
 
 
2.0 附加资格程序的应用程序包 - 水性软件包将被按字母顺序按姓氏为一年记录在案,因为学生必须提交一个新的包,他们希望把每含水课程。不需要保留这些数据包相比概述的时间段长的信息是登记请求,并因此将被保持的时间相同的周期。 ** 2010应用程序/网上登记,很少纸张含水包

 

2.1 申请毕业 - 硬拷贝应用程序将被按字母顺序按姓氏直到达到来年的申请截止日期存储在粘合剂。这允许注册服务商的支持办公室和潜在的毕业生有充分的机会,以审查该应用程序时的毕业后。 ** 2010应用程序联机,很少书面申请。

 

2.2 学术地位的评估 - 学术地位的评估将只保存一年新的代码在每年春季分配,从而使以前的代码少有关。从部门评估表将字母排列顺序部门保管。

 

2.3 召开票回复 - 电子答复将被记录在SIS。

 

2.4 当然部分标记和标记学生 - 这些记录将被永久保存。当然部分标记和学生标记由术语然后字母/数字由当然与附接到与它们相关联的过程部分学生特定标记保持在一起。由于这些文件的不断增加量,可能需要到注册办公室的外面这些记录保存在安全的位置或扫描提交成绩以电子方式存储。已经通过商标管理电子方式提交的成绩,得到了验证,并通过导师,主持和/或院长签署的将被永久保留。

 

2.5 毕业评估 (封面页,学位审核,替换备忘录等) - 与毕业评估的所有信息将被记录在案一年。此保留期限将有充裕的机会,不成功的申请人获得信息,如何最终决定达成了。这些记录将首先仪式/年,所有办公室的工作人员才能进入的地方存放,然后由部门。

 

2.6 程序替换/例外 - 一次换人记录在学生的电子记录,他们被摧毁。如果它是不可能的,直到大学毕业的评估已经完成,记录在学生的电子记录,然后这些文件按姓氏字母顺序不停的替换。每年继春季和秋季集会,置换/例外审查。那么过期的文件会被破坏。

 

2.7 请愿/重新评估的请求 - 由于这些文件的性质和影响,他们将被永久保存。未解决的请求将被保留与注册的机要秘书,并根据其在处理阶段,然后按字母顺序按姓氏排序。已解决的请求是按姓氏排序。

 

2.8 特殊的考试和考试应用 - 特殊的考试和他们的应用程序将在调度办公室根据字词,然后按字母顺序按姓氏保留一年。此保留期限被选定为需要验证的应用程序或考试一年一次已经过去了就会逐渐消退。

 

2.9 研究生文件 - 这些文件是由姓氏的字母顺序保存。让学生毕业后的文件将被设置为一年。已在不稳定的国澳门太阳城官网提交的成绩单从机构将有自己的文档,留学归国研究生办公室。

 

2.10 考试的住宿信息 - 形式是按字母顺序部门为一年保持逐项。
 
 
 
传记记录 - 第3
 
 
3.0 豁免的形式 - 出入境证件将按照字母顺序按姓氏直到学生毕业,此时信息不再是相关的存储。那些谁不毕业学生将有储存他们的移民证件,直至其程序是由非活动状态。

 

3.1 名称变更形式 一旦更改已经到学生的电子记录进行难的副本形式将被销毁。
 
 
 
通讯记录 - 第4
 
 
4 背景检查授权形式 - 这些形式,由当前/以前的学生签约,由希望核实有关学生的各种信息机构送交处长的办公室。一旦请求已被满足或请求已经到期,则形式被破坏。

 

4.1 注册申请的确认 - 注册申请的确认是在学生记录电子存储。硬拷贝请求是按字母顺序存储的一个学术会议。

 

4.2批准的毕业生名单 - 前每毕业典礼成功的毕业生名单将在注册商网站的办公室予以公布。所有之前的列表将永久在注册商的网站的网页毕业下的办公室来显示。这些列表的信息被认为是公开的,除非学生请求,否则。召开程序的副本将在处长的办事处予以保留。

 

4.3 度羊皮纸请求 - 一旦写入请求被处理和新的羊皮纸已经产生并发送时,电子符号将被数据库并破坏了硬拷贝上加入。

 

4.4 许可的信 (请求,字母和院长/椅许可副本) - 许可的信的电子版将颁发一年保持。的准许记录的电子信件将被保存两年。谁没有在两年内接受他们的转学分的学生将被要求重新申请。

 

4.5 成功完成的信 - 这些信件的副本保留在电子形式。

 

4.6 安大略省的资格评估委员会 副本 - 这些信件将电子为一年保持。一旦请求已经实现了信,请求将会被销毁。

 

4.7 注册教育储蓄计划的形式 - *不再需要,形式不收集的注册验证信是在学生要求提供。

 

4.8 成绩单请求:

 

电子数据交换 - EDI成绩单请求日志存储在由报告日期为一个月的共享驱动器上。这是在处理错误的情况下,审查数据的能力。

硬拷贝请求: 即属于这一类的谈话请求包括硬拷贝的形式,传真和电子邮件提交到注册办公室的要求。这些记录将被按字母顺序按姓氏在根据这一个月提出请求保存一年。

网上请求 - 除非请求被指定为“等待成绩单的请求将被自动分配给每个学生记录“。未决请求存储在SIS在xf.transcript.requests直到分配给发出请求的学生。

赞助信/成绩单发布形式 - 转录物释放的形式被附着到转录请求和存档。 (看到 硬拷贝请求 以上)。

成绩单登出片 - 发布给学生或预授权的第三方成绩单跟踪与登出张。这些表将按照日期进行保存一年,以确认周围成绩单的发布细节。
 
 
 
登记记录 - 部分5
 
 
5 竞技注册报告和名册 - 登记报告无符号副本将电子根据本年度加一生产日期被保留。名册签署副本将在今年保持在粘合剂中的学习成绩专澳门太阳城官网的办公室在同一时间段。

 

5.1 在登记表变更 - 这些表格将被按照一年或直至招生审计完成学术会议姓氏的字母顺序保存。

 

5.2 合作社放置信息/古DNA信息 - 这些记录将被按字母顺序保存一年

 

5.3 注册报告 - 这些报告(包括所有电子表格和教育部审核)将被永久保存。他们将被存储在访问受限的安全位置。

 

5.4 急救证书复印件 - 一旦信息已被记录在学生的成绩单显示学生的急救证书的圆满完成文档的副本将被销毁。

 

5.5 程序的变化形式 - 在程序变更的形式将一年来保持与“登记表变化”沿着字母顺序按姓氏。

 

5.6 时刻表信息 - 关于时间表,所有考试日程信息一起信息将被保存一年。这些记录将根据字词,然后由调度办公室内部门保存。
 
 
 
销毁记录 - 部分6
 
 
6 记录清单破坏和毁灭的方法 - 记录的主列表将被电子地保持指示记录的类型,记录和文件被破坏或删除的日期和破坏或缺失的方法的细节。当学生记录信息被破坏或删除这份名单会被更新。